Persónuverndarreglur Landsnets

Umsækjendur um störf

 

Efnisyfirlit

1.   Tilgangur og lagaskylda

2.   Hvað eru persónuupplýsingar? 

3.   Persónuupplýsingar sem Landsnet safnar og vinnur 

4.   Hvers vegna safnar Landsnet persónuupplýsingum og á hvaða grundvelli? 

5.   Miðlun til þriðju aðila

6.   Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt? 

7.   Varðveisla persónuupplýsinga

8.   Breytingar og leiðréttingar á persónuupplýsingum.. 

9.   Aðgangur umsækjenda að persónuupplýsingum.. 

10.  Réttur til eyðinga og takmörkunar á vinnslu

11.  Réttur til gagnaflutninga

12.  Fyrirspurnir umsækjenda og kvörtun til Persónuverndar 

13.  Persónuverndarfulltrúi 

14.  Endurskoðun reglna.

 

Landsnet (einnig vísað til „félagsins“) hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga umsækjenda um störf hjá félaginu. Persónuverndarreglum þessum er ætlað að upplýsa umsækjendur um hvaða persónuupplýsingum Landsnet safnar, með hvaða hætti félagið nýtir slíkar persónuupplýsingar og hverjir fá aðgang að upplýsingunum.

Persónuverndarreglurnar ná til persónuupplýsinga er varða alla sem sækja um störf hjá Landsneti  (hér eftir sameiginlega vísað til „umsækjenda“ eða „þín“).

Ef þú ert í vafa um það hvernig persónuverndarreglurnar varða þig, vinsamlega hafðu samband við persónuverndarfulltrúa félagsins fyrir frekari upplýsingar (sjá kafla 13).

 

  1. Tilgangur og lagaskylda

    Landsnet leitast við að uppfylla í hvívetna persónuverndarlöggjöf og eru persónuverndarreglur þessar byggðar á lögum um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga („persónuverndarlög“), með síðari breytingum og reglugerð Evrópuþingsins og ráðsins (ESB) nr. 2016/679 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga („reglugerðin).

     

     

  2. Hvað eru persónuupplýsingar?

    Persónuupplýsingar í skilningi reglna þessara eru:

  • Persónugreindar upplýsingar – upplýsingar sem hægt er að rekja beint með nafni þínu eða öðru auðkenni sem augljóslega tilheyrir þér.
  • Persónugreinanlegar upplýsingar – þá er unnt að rekja upplýsingarnar til þín þótt þær séu ekki sérstaklega merktar þér.

    Upplýsingar sem eru ópersónugreinanlegar teljast ekki persónuupplýsingar. 

     

     

  1. Persónuupplýsingar sem Landsnet safnar og vinnur

    Landsnet safnar og varðveitir ýmsar persónuupplýsingar um umsækjendur og fer vinnsla og söfnun eftir eðli starfs sem sótt er um.

    Eftirfarandi eru dæmi um upplýsingar sem Landsnet safnar um umsækjendur:

  2. samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og netfang;
  3. starfsumsóknir;
  4. ferilskrár og upplýsingar um menntun, þjálfun og starfsreynslu;
  5. upplýsingar frá meðmælendum og ráðningarskrifstofum;
  6. niðurstöður úr verkefnum og prófunum sem lögð eru fyrir umsækjendur; og
  7. upplýsingar úr starfsviðtölum.
  8.  

     

    Auk framangreindra upplýsinga kann Landsnet einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem þú lætur félaginu í té sem og upplýsingar sem eru félaginu nauðsynlegar vegna starfsemi þess.

    Landsnet aflar persónuupplýsinga beint frá þér. Í þeim tilvikum þar sem að persónuupplýsinga er aflað frá þriðja aðila mun félagið leitast við að upplýsa þig um slíkt.

    Komir þú í viðtal hjá Landsneti kann félagið að vinna með upplýsingar um þig sem kunna að verða til í tengslum við myndavélaeftirlit sem fer fram í eigna- og öryggisvörsluskyni. Það sama á við um upplýsingar sem safnast í gestaskráningarkerfi, þ.e. upplýsingar um nafn, hvaða starfsmann þú hittir og tímasetningu á viðveru þinni á starfsstöð félagsins.

     

    Ef til þess kemur að þér verði boðið starf hjá félaginu kann félagið að óska eftir afriti af eða upplýsingum úr sakavottorði þínu í tengslum við nánar tiltekin störf, áður en gengið er frá ráðningarsamningi.

     

  9. Hvers vegna safnar Landsnet persónuupplýsingum og á hvaða grundvelli?

    Öll vinnsla Landsnets á persónuupplýsingum skal vera í samræmi við persónuverndarlög og 5.,  6. og 9. gr. reglugerðarinnar.

    Landsnet skuldbindur sig til þess að öll vinnsla á persónuupplýsingum um umsækjendur sé lögleg, sanngjörn og gagnsæ. Upplýsingum verði aðeins safnað í tilteknum, sérstökum og lögmætum tilgangi og að söfnun og vinnsla gangi ekki lengra en þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar. Í öllum tilvikum skal vinnsla vera nægileg, viðeigandi og takmörkuð við það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslunnar.

    Landsnet safnar persónuupplýsingum um umsækjendur til að leggja mat á hæfni viðkomandi til að gegna því starfi sem um ræðir. Þær persónuupplýsingar sem við vinnum með um þig eru fyrst og fremst unnar í tengslum við umsókn þína um starf hjá félaginu, þ.e. á grundvelli beiðnar þinnar um að gera samning við félagið.

    Í afmörkuðum tilvikum kunnum við að afla samþykkis frá þér til að vinna með nánar tilgreindar upplýsingar. Í slíkum tilvikum er þér ávallt heimilt að afturkalla samþykki þitt. Öll samskipti í tengslum við slíka afturköllun eða breytingu á innihaldi samþykkis skal beina til mannauðsstjóra.

    Það skal tekið fram að veitir þú Landsneti ekki umbeðnar upplýsingar í ráðningaferli getur það leitt til þess að félagið getur ekki ráðið þig til starfa.

     

  10. Miðlun til þriðju aðila

    Landsnet kann að miðla persónuupplýsingum um umsækjendur til umsagnaraðila eða ráðningarskrifstofa í tengslum við ráðningarferlið. Einnig gæti persónuupplýsingum verið miðlað til þriðju aðila sem veita Landsneti upplýsingatækniþjónustu og aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri félagsins.

    Þriðju aðilar sem veita Landsneti þjónustu samkvæmt framansögðu gætu verið staðsettir utan Íslands. Landsnet mun ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar.

     

  11. Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?

    Landsnet leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

     

  12. Varðveisla persónuupplýsinga

    Landsnet leitast við að varðveita aðeins persónuupplýsingar eins lengi og þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar nema annað sé heimilt eða skylt samkvæmt lögum. Landsnet er afhendingaskyldur aðili samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn. Afhendingaskyldum aðilum er óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali í skjalasöfnum sínum nema með samþykki þjóðskjalavarðar. Á þeim grundvelli varðveitir Landsnet persónuupplýsingar umsækjenda um störf ótímabundið.

     

     

     

     

  13. Breytingar og leiðréttingar á persónuupplýsingum

    Mikilvægt er að þær persónuupplýsingar sem Landsnet vinnur með séu bæði réttar og viðeigandi.

    Á meðan umsóknarferli stendur er því mikilvægt að þú tilkynnir Landsneti um allar breytingar sem kunna að verða á þeim persónuupplýsingum sem þú hefur látið Landsneti í té, á þeim tíma sem við á.

    Í umsóknarferlinu átt þú jafnframt rétt á því að óáreiðanlegar persónuupplýsingar er þig varðar séu leiðréttar. Að teknu tilliti til tilgangs vinnslu persónuupplýsinga átt þú rétt á að láta fullgera ófullkomnar persónuupplýsingar um þig, þ.m.t. með því að leggja fram frekari upplýsingar.

    Vinsamlega beinið öllum uppfærslum til mannauðsstjóra Landsnets, mannaudur@landsnet.is.

     

  14. Aðgangur umsækjenda að persónuupplýsingum

    Þú átt rétt á að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem Landsnet vinnur sem og upplýsingar um vinnsluna. Þá kann einnig að vera að þú eigir rétt á að fá afrit af þeim persónuupplýsingum sem varða þig og félagið vinnur með.

    Aðgangur þinn að persónuupplýsingum sem Landsnet varðveitir um þig er hins vegar ekki án takmarkana. Þannig kunna lög eða reglugerðir að heimila eða skylda félagið til að hafna ósk um aðgang að persónuupplýsingum.

    Ef upp koma aðstæður þar sem að félagið getur ekki veitt þér aðgang að persónuupplýsingum, mun félagið leitast við að útskýra hvers vegna beiðninni hefur verið hafnað, þó með tilliti til takmarkana á grundvelli lagaskyldu.

     

  15. Réttur til eyðinga og takmörkunar á vinnslu

    Við ákveðnar aðstæður getur þú óskað eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt án tafar. Sem dæmi má nefna þegar að varðveisla upplýsinganna er ekki lengur nauðsynleg miðað við tilgang söfnunarinnar eða vinnslunnar eða vegna þess að þú hefur afturkallað samþykki þitt fyrir vinnslu persónuupplýsinganna ef engin önnur heimild liggur til grundvallar henni.

    Þú getur óskað eftir að vinnsla persónuupplýsinga um þig verði takmörkuð frekar en eytt, t.d. ef vinnslan er ólögmæt eða ef varðveislan er ekki lengur nauðsynleg miðað við tilgang vinnslunnar, enda vilt þú að upplýsingarnar séu varðveittar til þess að hægt sé að höfða mál eða verjast málsókn.

    Landsnet hefur ekki fengið heimild til þess að eyða gögnum í starfsemi sinni og því kann lagaskylda Landsnets að koma í veg fyrir eyðingu.

    Vinsamlega beinið öllum óskum um eyðingu og/eða takmörkun vinnslu til persónuverndarfulltrúa félagsins.

     

     

     

  16. Réttur til gagnaflutninga

    Ef vinnsla persónuupplýsinga fer fram með sjálfvirkum hætti munt þú eiga rétt á að fá þær persónuupplýsingar sem varðar þig, og sem þú hefur afhent félaginu og sem unnar eru með samþykki þínu, á skiljanlegu og aðgengilegu formi. Þér er einnig heimilt að miðla þessum gögnum áfram til þriðju aðila.

     

  17. Fyrirspurnir umsækjenda og kvörtun til Persónuverndar

     

    Ef þú hefur spurningar vegna persónuverndarreglna þessara eða hefur áhyggjur af því hvernig persónuupplýsingar eru varðveittar eða þær unnar að öðru leyti, getur þú haft samband við persónuverndarfulltrúa Landsnets sem mun leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina þér um réttindi þín samkvæmt persónuverndarreglum þessum.

    Ef að þú ert ósátt/ur við vinnslu félagsins á persónuupplýsingum getur þú sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

     

  18. Persónuverndarfulltrúi

    Landsnet hefur skipað persónuverndarfulltrúa til að hafa umsjón með eftirfylgni þessara persónuverndarreglna.  Netfang hans er personuverndarfulltrui@landsnet.is

     

  19. Endurskoðun reglna

Landsnet getur breytt persónuverndarreglum þessum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum,  reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar. Uppfærð útgáfa af reglunum verður birt á umsóknavef Landsnets eða kynnt á annan sannanlegan hátt.

Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á reglunum taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt á umsóknavef Landsnets.

 

Þessar persónuverndarreglur voru settar þann  20.06.2018

Fannst þér efnið hjálplegt?Nei
Takk fyrir

Ábendingin verður notuð til að bæta gæði þjónustu og upplýsinga á vef Landsnets. Hikaðu ekki við að hafa samband ef þig vantar aðstoð.

Af hverju ekki?