Persónuverndarreglur Landsnets

Persónuverndarreglur Landsnets - Ytri aðilar

Við hjá Landsneti hf. („Landsnet“, „félagið“ eða „við“) höfum einsett okkur að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem félagið safnar um þig. Persónuverndarreglum þessum er ætlað að upplýsa þig um hvaða persónuupplýsingum Landsnet safnar, með hvaða hætti þær eru nýttar og hverjir fá aðgang að upplýsingunum.

1. Tilgangur og lagaskylda
Landsnet leitast við að uppfylla í hvívetna persónuverndarlöggjöf og eru persónuverndarreglur þessar byggðar á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga með síðari breytingum.

2. Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónugreindar upplýsingar – upplýsingar sem hægt er að rekja beint með nafni þínu eða öðru auðkenni sem augljóslega tilheyrir þér.
Persónugreinanlegar upplýsingar – þá er unnt að rekja upplýsingarnar til þín þótt þær séu ekki sérstaklega merktar þér.

Upplýsingar sem eru ópersónugreinanlegar teljast ekki persónuupplýsingar.

3. Hverjir falla undir þessar reglur?
Persónuverndarreglum þessum er ætlað að fræða eftirfarandi flokka skráðra einstaklinga um vinnslu félagsins á persónuupplýsingum þeirra:

Verktakar sem taka að sér verkefni fyrir félagið og eftir atvikum forsvarsmenn og annað starfsfólk verktaka;
Ráðgjafar;
Tengiliðir viðskiptavina og birgja;
Landeigendur;
Samstarfsaðilar og eftir atvikum aðrir hagaðilar;
Umsækjendur um styrki;
Þátttakendur á viðburðum á vegum Landsnets.

Sameiginlega er vísað til framangreindra einstaklinga sem „ytri aðilar“. Persónuupplýsingar ytri aðila koma í flestum tilvikum frá þeim sjálfum en upplýsingar kunna einnig að koma frá þriðja aðila, s.s. frá vinnuveitanda viðkomandi, úr þjóðskrá eða fyrirtækjaskrá.

4. Hvaða upplýsingum söfnum við?

Verktakar og ráðgjafar
Til þess að koma á samningi við verktaka og ráðgjafa kann félagið að vinna eftirfarandi persónuupplýsingar, en vinnslan fer eftir eðli þeirra verkefna sem viðkomandi sinnir eða sækist eftir að sinna fyrir félagið, og þá kann vinnslan jafnframt að vera mismunandi eftir því hvort um einyrkja eða starfsmann verktaka eða ráðgjafa sé að ræða:

Samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og netfang;
Samskiptasaga við bjóðendur í verk;
Upplýsingar um menntun, þjálfun og reynslu;
Fjárhagsupplýsingar, svo sem upplýsingar um bankareikninga, ársreikninga, eiginfjárstöðu, samningsverð og fleira, í þeim tilfellum þar sem verktaki eða ráðgjafi er einyrki;
Skráningarnúmer ökutækis og/eða vélanúmer, þar sem það á við;
Aðrar upplýsingar sem félagið kann að óska eftir í einstökum útboðsgögnum.

Landsnet kann einnig að óska eftir umsögnum um verktaka og ráðgjafa frá umsagnaraðilum á grundvelli lögmætra hagsmuna félagsins af því að meta getu viðkomandi til að sinna tilteknu verkefni. Þá kann Landsnet að óska eftir sakavottorðum einstaklinga á grundvelli afdráttarlauss samþykkis viðkomandi í þeim tilgangi að meta hæfi viðkomandi til að sinna tilteknu verki. Vinnsla sakavottorða getur þó einnig byggt á lögmætum hagsmunum þegar slíkir hagsmunir vega auðsjáanlega þyngra en grundvallarréttindi og frelsi viðkomandi einstaklings.

Til að tryggja að allir þeir sem starfa fyrir Landsnet á óbeinan hátt, hjá verktökum, undirverktökum eða starfsmannaleigum, njóti réttinda og kjara í samræmi við lög og kjarasamninga kunnum við að kalla eftir gögnum um ráðningarkjör starfsfólks þeirra sem við semjum við og er það gert á grundvelli lögmætra hagsmuna Landsnets af því að tryggja réttindi og kjör einstaklinga sem starfa fyrir félagið með óbeinum hætti.

Til að bæta öryggi þeirra sem starfa á framkvæmdasvæðum, og vegna lagalegrar skyldu félagsins á sviði vinnulöggjafar, safnar félagið upplýsingum um slys og önnur atvik og greinir niðurstöður til að grípa til úrbóta eins og við á.

Í 5. kafla þessara reglna er fjallað um rafræna vöktun sem viðhöfð er af Landsneti, m.a. með verktökum og ráðgjöfum.

Viðskiptavinir og birgjar
Viðskiptavinir Landsnets og birgjar eru í flestum tilvikum lögaðilar en að baki þeim eru forsvarsmenn og starfsfólk sem við kunnum að vinna með persónuupplýsingar um til að efna samninga okkar. Slíkar persónuupplýsingar eru fyrst og fremst:

Samskiptaupplýsingar, svo sem nafn, netfang, starfstitill, heimilisfang og símanúmer.

Í þeim tilgangi að koma á samningi við birgja er jafnframt unnið með:

Ferilskrá og upplýsingar um réttindi birgja
Fjárhagsupplýsingar og upplýsingar um vanskil einyrkja, þar á meðal aðfarargerðir í þeim tilgangi að áhættumeta birgja.

Þá kann jafnframt að vera óskað eftir sakavottorði birgja á grundvelli afdráttarlauss samþykkis viðkomandi í þeim tilgangi að áhættumeta viðkomandi. Vinnsla sakavottorða getur þó einnig byggt á lögmætum hagsmunum þegar slíkir hagsmunir vega auðsjáanlega þyngra en grundvallarréttindi og frelsi viðkomandi einstaklings.

Landeigendur
Í tengslum við samskipti Landsnets og samninga félagsins við landeigendur er unnið með eftirfarandi persónuupplýsingar:

Samskiptaupplýsingar, svo sem nöfn eigenda eða forráðamanna lögaðila sem fer með eignarhald á jörðum, kennitölu, heimilisfang, símanúmer og netfang;
Upplýsingar vegna mögulegra hagsmunaárekstra;
Fjárhagsupplýsingar, svo sem upplýsingar um bankareikninga og samningsupphæðir;
Eignarhluta í jörðum og
Samskiptasögu.

Samstarfsaðilar og hagaðilar
Stefna Landsnets í samskiptum er að veita öfluga, gagnsæja upplýsingagjöf með opnum samskiptum við hagaðila þannig að skilningur sé á verkefnum og viðfangsefnum félagsins. Hagaðilar geta verið einstaklingar, svo sem íbúar svæðis eða lögaðilar, svo sem sveitarfélög og félagasamtök.

Til að ná því lögmæta markmiði félagsins að vera í opnum samskiptum við hagsmunaaðila höldum við hagsmunaaðilaskrá og samskiptaáætlanir þar sem er að finna eftirfarandi upplýsingar um hagsmunaaðila og fulltrúa þeirra:

Tengiliðaupplýsingar, svo sem nafn, titill, símanúmer og netfang.

Ef hagaðili er landeigandi söfnum við einnig upplýsingum um eignarhlut viðkomandi í landareign þar sem framkvæmdir eru fyrirhugaðar. Jafnframt eru varðveittir listar yfir skráningar hagaðila á viðburði á vegum félagsins. Vinnsla félagsins á upplýsingum um hagsmunaaðila byggir á lögmætum hagsmunum félagsins af því að tryggja opin samskipti við hagaðila.

Umsækjendur um styrki
Þegar sótt er um styrk hjá Landsneti lítum við svo á að um sé að ræða beiðni um að gera samning eða samkomulag en á grundvelli þeirrar beiðni er nauðsynlegt að vinna tilteknar persónuupplýsingar, svo sem:

Samskiptaupplýsingar, nafn, kennitala, heimilisfang, símanúmer og netfang.

Þær upplýsingar sem nauðsynlegt er að veita hverju sinni eru stjörnumerktar í þar til gerðu umsóknarformi á vef Landsnets. Veitir umsækjandi ekki nauðsynlegar upplýsingar getur það orðið til þess að Landsnet geti ekki orðið við umsókn.

Þátttakendur á viðburðum á vegum Landsnets
Á grundvelli lögmætra hagsmuna félagsins af því að skipuleggja og halda viðburði og til að einfalda samskipti þegar ná þarf til margra aðila á sama tíma, svo sem vegna boðs á stærri viðburði á vegum Landsnets, höfum við útbúið útsendingarlista þar sem er að finna nafn og netfang þeirra tengiliða okkar sem við teljum eiga erindi á viðburði Landsnets.

Á viðburðum félagsins kunna að vera teknar myndir sem síðar eru birtar á netinu og í öðrum miðlum og byggir sú vinnsla á lögmætum hagsmunum félagsins af því að koma viðburðum félagsins á framfæri. Ef viðburðir eru teknir upp á myndband er leitast við að upplýsa um það sérstaklega á viðburðinum sjálfum.

5. Rafræn vöktun

Landsnet notast við myndavélaeftirlit í starfsstöðvum sínum og á framkvæmdasvæðum og er athygli vakin á notkun öryggismyndavéla með þar til gerðum merkjum. Félagið safnar jafnframt upplýsingum um aðgang og ferðir verktaka og birgja á vöktuðum svæðum félagsins með notkun aðgangsstýringa og ferilvöktunar á tetrastöðvum.

Hafi ytri aðili aðgang að tölvukerfum Landsnets er jafnframt unnið með upplýsingar um auðkenningar og innskráningar viðkomandi í kerfum félagsins. Þá notast Landsnet við gestaskráningarkerfi þar sem félagið skráir nafn gests, hvaða starfsmann viðkomandi hittir og tímasetningu á viðveru viðkomandi á starfsstöð Landsnets.

Vinnsla persónuupplýsinga með rafrænni vöktun fer fram í öryggis- og eignavörsluskyni og á grundvelli lögmætra hagsmuna Landsnets. Upplýsingar sem safnast með rafrænni vöktun eru ekki varðveittar lengur en í 30 daga, nema lög heimili eða upplýsingarnar eru nauðsynlegar til að afmarka, setja fram eða verjast kröfu.

6. Hverjir gætu unnið með upplýsingarnar þínar?

Landsnet þarf stundum að miðla persónuupplýsingum um þig til þriðju aðila vegna vinnu þeirra fyrir félagið. Þannig gæti persónuupplýsingum til dæmis verið miðlað til utanaðkomandi aðila sem veita okkur upplýsingatækniþjónustu og aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri félagsins.

Persónuupplýsingar um þig gætu verið afhentar að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna eða til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum eða dómsúrskurði. Afhending getur einnig verið nauðsynleg í neyðarástandi eða til að tryggja öryggi starfsfólks Landsnets eða þriðja aðila.

7. Miðlun upplýsinga erlendis

Þriðju aðilar sem veita okkur þjónustu gætu verið staðsettir utan Íslands. Við munum ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar. Við munum leitast við að upplýsa þig um flutning persónuupplýsinga til landa utan Evrópska efnahagssvæðisins en frekari upplýsingar veitir persónuverndarfulltrúi Landsnets.

8. Hvernig tryggjum við öryggi persónuupplýsinga?

Landsnet leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Dæmi um slíkar öryggisráðstafanir eru aðgangsstýringar að kerfum þar sem upplýsingar um þig eru vistaðar. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

9. Hversu lengi varðveitum við gögnin þín?

Landsnet leitast við að varðveita aðeins persónuupplýsingar eins lengi og þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar nema annað sé heimilt eða skylt samkvæmt lögum. Við erum afhendingarskyldur aðili samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn. Afhendingarskyldum aðilum er óheimilt að ónýta eða farga nokkru skjali í skjalasöfnum sínum nema með samþykki þjóðskjalavarðar. Á þeim grundvelli varðveitir Landsnet persónuupplýsingar um þig ótímabundið, nema fengið verði sérstakt leyfi fyrir öðru.

10. Þarftu að breyta upplýsingum um þig?

Mikilvægt er að þær persónuupplýsingar sem varðveittar eru um þig séu bæði réttar og viðeigandi. Því er mikilvægt að þú tilkynnir Landsneti um allar breytingar sem kunna að verða á persónuupplýsingum sem þú hefur látið Landsneti í té, á þeim tíma sem við á.

Að teknu tilliti til tilgangs vinnslu persónuupplýsinga átt þú rétt á að láta fullgera ófullkomnar eða óáreiðanlegar persónuupplýsingar um þig með því að leggja fram frekari upplýsingar. Vinsamlega beinið öllum uppfærslum til félagsins í gegnum netfangið personuverndarfulltrui@landsnet.is

11. Réttindi þín

Í þeim tilvikum þar sem að söfnun og vinnsla persónuupplýsinga byggir á samþykki þínu er þér ávallt heimilt að afturkalla slíkt samþykki. Þegar við vinnum persónuupplýsingar þínar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar getur þú jafnframt andmælt þeirri vinnslu.

Þú átt rétt á að fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem Landsnet vinnur um þig, sem og upplýsingar um vinnsluna. Þá kann einnig að vera að þú eigir rétt á að fá afrit af þeim persónuupplýsingum sem varða þig og félagið vinnur með. Við ákveðnar aðstæður getur þú farið fram á það við félagið að við sendum upplýsingar sem þú hefur sjálf/ur látið okkur í té eða stafa frá þér, beint til þriðja aðila.

Í ljósi þess að Landsnet er afhendingarskyldur aðili, líkt og nánar er rakið í 9. kafla þessara reglna, er réttur þinn til eyðingar persónuupplýsinga takmarkaður. Þú kannt þó, við tilteknar aðstæður, eiga rétt á að vinnsla persónuupplýsinga um þig verði takmörkuð frekar, til dæmis ef þú telur að upplýsingar sem Landsnet vinnur um þig séu ekki réttar. Við þær aðstæður getur þú krafist þess að á meðan réttmæti upplýsinganna er kannað verði vinnsla þeirra takmörkuð.

Ofangreind réttindi þín eru þó ekki fortakslaus. Þannig kunna lög eða reglugerðir að heimila eða skylda félagið til að hafna beiðni þinni um að nýta þér umrædd réttindi. Réttur þinn til að andmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna vegna beinnar markaðssetningar er þó fortakslaus.

Vinsamlega beinið öllum óskum í tengslum við framangreind réttindi til persónuverndarfulltrúa félagsins. Ef upp koma aðstæður þar sem að félagið getur ekki orðið við beiðni þinni mun félagið leitast við að útskýra hvers vegna beiðninni hefur verið hafnað, þó með tilliti til takmarkana á grundvelli lagaskyldu.

12. Spurningar um þessar reglur

Ef þú hefur spurningar um persónuverndarreglur þessar eða hvernig persónuupplýsingar eru varðveittar eða þær unnar að öðru leyti, getur þú haft samband við persónuverndarfulltrúa Landsnets sem mun leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina þér um réttindi þín samkvæmt persónuverndarreglum þessum.

Ef að þú ert ósátt/ur við vinnslu félagsins á persónuupplýsingum getur þú sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

Hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa Landsnets
Áslaug Björgvinsdóttir
personuverndarfulltrui@landsnet.is

Samskiptaupplýsingar félagsins
    Landsnet hf.
    Gylfaflöt 9
    112 Reykjavík

13. Endurskoðun

Landsnet getur breytt persónuverndarreglum sínum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar.

Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á reglunum taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt á vefsíðu Landsnets.

Þessar persónuverndarreglur voru settar þann 01.06.2020
Endurskoðun í maí 2023.